Senin, 01 April 2019

5 Cara Agar Sukses Gaet Karir Cemerlang dalam Komunikasi Bisnis


Komunikasi yang baik adalah fondasi penting dalam sebuah hubungan. Dalam bisnis, ada sebuah keahlian yang disebut sebagai komunikasi bisnis yang merupakan komunikasi yang dilaksanakan di dunia profesional. Kebanyakan tantangan yang ada dalam pekerjaan biasanya berasal dari komunikasi.
Komunikasi yang baik membuat kesempatan kita dalam berkarir menjadi semakin luas. Seperti keahlian pada umumnya, kemampuan kita berkomunikasi bisa dilatih. Berikut adalah cara memperbesar kapasitas kita melalui komunikasi bisnis.
1. Belajar untuk menjadi pendengar
Normalnya, orang akan mengira kalau komunikasi adalah tentang pembicaraan yang dilakukan. Pada kenyataannya, sebuah komunikasi yang efektif dimulai dari mendengarkan. Tanyakan pertanyaan kepada orang-orang sekitar kita, kemudian dengarkan.
Keuntungannya ada dua, pertama kita bisa memahami darimana lawan bicara berasal, dan kedua, seseorang akan merasa jauh lebih nyaman ketika mendapati dirinya didengarkan. Fondasi ini membuka kesempatan bagi kita untuk membangun sebuah hubungan yang berkualitas.
2.  Kenali lawan bicara kita dengan baik
Mengenali lawan bicara adalah stategi cerdas untuk mengetahui cara membangun hubungan yang baik dengan mereka. Contohnya saat atasan mengajak kita untuk ikut rapat, tanyakan kenapa kita diundang, apa tujuan termasuk kontribusi kita dalam rapat tersebut. Sama halnya dalam sebuah presentasi yang akan dibawakan, kita harus bisa mengetahui siapa orang-orang yang akan hadir dalam presentasi tersebut.
3. Berlatih dapat memperluas peluang
Practice makes perfect. Bahkan para public speakers pun akan mempersiapkan dirinya dengan latihan. Persiapkan diri dengan menerapkan tujuan dari rapat atau pertemuan kita dengan seseorang. Antisipasi setiap pertanyaan yang akan diajukan dan siapkan jawabannya. Ketika ada orang bertanya tentang pertemuan yang kita adakan, kita cuma punya waktu 20 detik untuk menarik perhatiannya.
4. Jadi objektif dengan memisahkan emosi dari fakta
Dua alasan tentang mengapa pertemuan atau negosiasi tidak berjalan sesuai rencana adalah karena tindakan seringkali dipicu oleh faktor emosi yang kita alami. Memang kedengarannya sangat mudah, tapi terkadang dalam sebuah percakapan, pendapat kita yang terkesan logis pun sering tidak di terima oleh banyak orang. Hal ini bisa memicu perdebatan dan komunikasi yang kuran baik dari kedua belah pihak.
5. Biasakan diri dengan bertemu dengan banyak orang dengan santai
Setiap orang adalah pribadi yang unik. Kita berhubungan dengan orang lain mungkin karena urusan bisnis, tapi menjalin sebuah pertemanan dengan mereka akan menjadi nilai lebih buat kita. Bertemu dengan banyak orang membuat kita mengenal lebih banyak karakter orang-orang dan mengetahui bagaimana cara terbaik untuk mendekatinya. Bukankah orang akan jauh lebih percaya pada teman dibandingkan dengan orang asing?
Ada banyak orang yang kesulitan untuk membangun hubungannya dengan orang lain. Satu kunci sukses lainnya adalah dengan mencari cara terbaik untuk mendekati mereka melalui menjadi diri kita sendiri.

Source
https://www.jawaban.com/read/article/id/2018/06/27/3/180626163949/wajib_ditirupelajari_komunikasi_bisnis_lewat_5_cara_ini_agar_sukses_gaet_karir_cemerlang

Tugas 6 – Cara Mengakhiri Negosiasi Dengan Klien.



            Dalam proses penjualan tentu akan tiba waktunya Anda menutup negosiasi dengan klien. Tahap penutup negoisasi penjualan merupakan sebuah momen paling menentukan, dan ini seringkali membuat para pebisnis atau para marketing was-was apakah usahanya akan berbuah kesepakatan (deal) ataukah tidak. Maka dari itu tahap akhir dari sebuah rangkaian proses negosiasi bisnis ini memang akan sangat penting untuk Anda perhatikan agar perjalanan bisnis Anda tetap berada pada koridor yang tepat.
            Ada beberapa aturan atau prosedur yang bisa Anda lakukan untuk membuat proses penutupan penjualan ini berjalan dengan baik untuk kedua belah pihak. Beberapa prosedur tersebut adalah:
1. Melakukan Komunikasi Dengan Jelas
            Komunikasi adalah unsur utama dalam sebuah negosiasi binis. Komunikasi yang baik dan lancar umumnya akan menghasilkan negosiasi penjualan yang baik pula, dan sebaliknya. Maka jika Anda mengawali proses negosiasi penjualan ini dengan komunikasi yang baik dan lancar, akan sangat disayangkan jika kemudian komunkasi Anda tak diakhiri dengan baik pula.
Saat Anda akan menutup penjualan, lakukanlah komunikasi yang jelas dan terarah. Dengan komunikasi yang jelas dan baik, calon klien akan percaya bahwa Anda profesional dari awal sampai akhir. Hal ini akan meningkatkan kepercayaan calon klien kepada Anda.
2. Lakukan Kontak Mata
            Selain komunikasi yang jelas dan baik, Anda harus juga melakukan kontak mata yang baik kepada calon klien saat menutup proses negosiasi penjualan ini. Bahkan untuk proses akhir dalam negosiasi ini, Anda harus lebih serius dalam melakukan kontak mata dari sebelumnya. Hal ini dikarenakan proses penutupan akan menjadi penentu apakah hasil negosiasi penjualan Anda akan sukses atau tidak. Dengan kontak mata yang baik saat proses penutupan penjualan, Anda akan dinilai oleh calon klien bahwa serius dan sungguh-sungguh dalam proses negosiasi tersebut.
3. Tetap Percaya Diri, Optimis Dan Positif Thinking
            Meski proses penutupan negosiasi penjualan ini masih fifty-fifty alias bisa deal dan tidak, tak ada salahnya dalam tahap akhir ini Anda tetap menjaga kepercayaan diri Anda. Rasa percaya diri yang Anda jaga sampai akhir akan membuat calon klien merasa bahwa Anda orang yang kuat dan optimis. Kesan yang baik ini tentu akan membawa hubungan yang baik dan langgeng antara Anda dan calon klien.
            Selain sikap percaya diri dan optimis, Anda juga harus tetap positif thinking. Meski usaha negosiasi ini masih belum jelas membuahkan hasil (deal), namun sikap positif Anda akan menanamkan pengaruh dan menjadi salah satu faktor penentu deal atau tidaknya proses negosiasi penjualan Anda. Umumnya pebisnis yang berpikir postif akan memiliki peluang lebih besar untuk memperoleh deal dari calon klien.

4. Berikan Sedikit Humor
            Humor adalah obat sebuah ketegangan dan beban berat pikiran. Maka setelah Anda dan calon klien sudah serius dalam presentasi dan tanya jawab dalam proses negosiasi ini, Anda bisa membuat humor pada akhir sesi penutupan ini. Dengan humor, proses penutupan negosiasi penjualan Anda akan terasa sangat terbuka dan menyenangkan.
            Dari keadaan tegang saat presentasi, suasana akan kembali mencair dan tidak membosankan. Hasilnya calon klien pun akan merasa senang dengan Anda dan hubungan Anda dan calon klien pun akan terjalin dengan baik seterusnya meski saat itu kesepakatan (deal) belum tercapai.
5. Selalu Tersenyum
            Jika Anda kurang bisa humor, jangan terlalu memaksakan diri, Anda bisa melakukan cara lain yaitu dengan memberikan senyuman. Senyuman adalah senjata Anda untuk bisa menunjukkan kepada calon klien bahwa Anda sangat menghargai pertemuan dan negosiasi dengan calon klien. Lalu bagaimana jika kemudian calon klien memutuskan tidak jadi membeli tawaran kita? Apakah kita lantas cemberut dan murung? Tentu saja ini adalah sikap yang tidak dianjurkan.

Tugas 5 – Tipe Tipe Nagioator dan Cara Menghadapi Suatu Konflik Pada Saat Bernegosiasi



A. Tipe – tipe Nagiotor
            Cara berkomunikasi dengan baik mungkin juga perlu dimiliki oleh seorang negosiator supaya ia mampu menangani apa yang menjadi keinginan antara kedua belah pihak. Jenis komunikasi yang dilakukan memang termasuk komunikasi interpersonal. Namun demikian, ada pula tipe negosiator yang sama sekali tidak kompeten dalam memegang kendali dalam hal kesepakatan bisnis. Berikut ini adalah beberapa macam tipe dari negosiator yang mungkin bisa kita ketahui
1. Tipe Asertif
            Negosiator dengan tipe asertif adalah salah satu tipe yang sangat direkomendasikan. Jarang ada yang mampu memiliki sikap dan sifat asertif. Asertif adalah kemampuan menyampaikan sesuatu tanpa menyakiti pihak tertentu. Meskipun sesuatu yang akan disampaikan tersebut sifatnya berupa kesalahan suatu pihak, namun pihak lain tetap bisa menerima dengan baik. Ini adalah jenis negosiator yang patut menjadi panutan.
2. Tipe Akomodator
            Tipe akomodator dari seorang negosiator memiliki pengertian bahwa seorang negosiator tersebut akan berorientasi pada hubungan yang baik. Ini berarti umumnya negosiator dengan tipe akomodator akan berusaha “menyenangkan” orang lain. Biasanya negosiator tipe akomodator lebih berusaha menjaga mood dari beberapa macam pihak yang terlibat.
3. Tipe Analisis
            Hampir mirip dengan tipe asertif, tipe analisis merupakan tipe negosiator yang sama-sama bersifat menyampaikan sesuatu dengan berusaha tanpa menyakiti beberapa pihak yang ada. Perbedaannya ada pada spontanitas dari pesan yang akan disampaikan. Pada tipe asertif, seseorang mungkin akan lebih spontan mengungkapkan apa yang menjadi inti permasalahan. Tipe analisis tidak akan terburu-buru dalam mengungkapkan hal tersebut sampai fakta dan data terkumpul dengan terstruktur.
4. Tipe Curang
            Tipe negosiator curang sudah terlihat dari namanya. Tipe ini akan berusaha memenangkan kesepakatan dengan berbagai macam cara yang licik. Tentu saja ini adalah jenis negosiator yang perlu dihindari, meskipun dalam beberapa macam bisnis, praktik kecurangan diambil untuk memenangkan suatu pihak saja. Ini adalah salah satu hal yang kurang bagus dan etis ketika diterapkan dalam dunia bisnis. Persaingan bisnis menjadi kurang sehat tentunya. Manajemen public relations agaknya menjadi sebuah hal yang kurang dikuasai oleh tipe ini.
5. Tipe Profesional
            Tipe profesional sebenarnya merangkum tiga tipe negosiator teratas dari daftar ini. Sikap yang profesional ditunjukan sebagai jalan untuk membuka keobjektifan dari kesepakatan bisnis yang akan diambil. Tipe negosiator dalam komunikasi bisnis ini termasuk bagus dan cocok untuk digunakan manakala ada kesepakatan bisnis yang penting dan perlu diambil. Bahkan, bisa saja tipe ini menguasai komunikasi bisnis lintas budaya yang menjadikan kesepakatan cepat untuk diambil.
6. Tipe Bodoh
            Negosiator tipe bodoh adalah tipe yang tidak berusaha memenangkan kedua belah pihak. Ini sedikit menggelikan, karena bagaimana pun juga, kesepakatan bisnis ingin dicapai dengan menggunakan bantuan negosiator. Namun sayangnya, ada tipe yang justru tidak ingin memenangkan kesepakatan untuk kedua belah pihak. Hasilnya tentu saja membuat hasil kesepakatan yang akan diambil menjadi lebih lama dan mengulur-ulur waktu. Komunikasi informal bahkan sering timbul dari tipe negosiator ini.
7. Tipe Naif
            Tipe naïf  kebalikan dari tipe bodoh. Apabila tipe bodoh tidak berusaha memenangkan kesepakatan antara kedua belah pihak, tipe naif justru tidak menguasai sama sekali bahan apa yang akan menjadi kesepakatan. Umumnya, tipe naif tidak memiliki posisi netral yang kuat. Ia akan mudah terpancing dengan argumen suatu pihak. Namun bila pihak lain argumennya ternyata lebih disukai, negosiator ini juga akan menyetujuinya juga.
B. Cara Menghadapi Konflik Pada Saat Bernegosiasi
Frost dan Wilmot mengidentifikasikan empat strategi untuk mengatasi konflik, yaitu sebagai berikut:
1. Menghindar
2. Eskalasi
3. Reduksi
4. Pemeliharaan.
Sementara Dunnete (1976) memberikan lima strategi untuk mengatasi konflik dalam lima kemungkinan, yaitu sebagai berikut:
1. Jika kerja sama rendah dan kepuasan diri sendiri tinggi maka gunakan pemaksaan;
2. Jika kerja sama rendah dan kepuasan diri sendiri rendah maka penghindaran;
3. Jika kerja sama dan kepuasan diri sendiri seimbang maka gunakan kompromi;
4. Jika kerja sama tinggi dan kepuasan diri sendiri tinggi maka gunakan kolaboratif; dan

Tugas 4 – Jenis jenis Negosiasi dan Persiapan untuk melakukan negosiasi




A. Jenis - jenis Negosiasi
            Menurut Wikipedia pengertian negosiasi adalah adalah sebuah bentuk interaksi sosial saat pihak-pihak yang terlibat berusaha untuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan.
            Menurut Kamus Oxford pengertian negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan melalui diskusi formal.
            Istilah negosiasi berasal dari bahasa Inggris yakni “to negotiate” atau “to be negotiating” yang diartikan sebagai merundingkan, membicarakan kemungkinan tentang suatu kondisi, dan atau menawar.
            Secara umum negosiasi dapat diartikan sebagai bentuk interaksi sosial yang berfungsi untuk mencapai kesepakatan di antara pihak-pihak yang memiliki kepentingan yang berbeda.
Dari pengertian di atas jenis-jenis negosiasi adalah sebagai berikut :
1. Negosiasi Berdasarkan Situasi
a. Negosiasi Formal
            Negosiasi formal merupakan negosiasi yang terjado dalam situasi formal. Ciri-ciri negosiasi formal adalah adanya perjanjian atau hitam di atas putih yang sah secara hukum. Oleh karena itu, pelanggaran terhadap perjanjian yang telah disepakati dapat diperkarakan ke ranah hukum. Contoh negosiasi formal adalah negosiasi antar dua perusahaan.
b. Negosiasi Non Formal atau Informal
            Dalam kehidupan sehari-hari, manusia sering bernegosiasi. Negosiasi dapat terjadi kapan saja, dimana saja, dan dengan siapa saja. Misalnya negosiasi antara ayah dan anak. Negosiasi ini tidak membutuhkan perjanjian khusus yang melibatkan hukum.
2. Negosiasi Berdasarkan Jumlah Negosiator
a. Negosiasi dengan Pihak Penengah
            Negosiasi dilakukan oleh dua negosiator atau lebih dan pihak penengah. Negosiator saling memberikan argumentasi. Pihak penengah bertgas memberikan keputusn akhir dalam negosiasi tersebut. Contoh negosiasi jenis ini adalah sidang di pengadilan. Pihak penggugat dan tergugat adalah pihak yang bernegosiasi. Hakim berperan sebagai pihak penengah.

b. Negosiasi tanpa Pihak Pengengah
            Negosiasi dilakikan oleh dua negosiator atau lebih. Negosiasi dilakukan tanpa pihak penengah, sehingga keputusan negosiasi tergantung pada pihak yang bernegosiasi.  Salah satu contoh negosiasi jenis ini adalah negosiasi antara perwakilan OSIS dan pihak sponsor.
3. Negosiasi Berdasarkan Untung Rugi
a. Negosiasi Kolaborasi (win-win)
            Dalam negosiasi kolaborasi, para negosiator berusaha mencapai kesepakatan dengan menggabungkan kepentingan masing-masing.
b. Negosiasi Dominasi (win-lose)
            Dalam negosiasi ini, negosiator mendapatkan keuntungan besar dari kesepakatan yang dicapai. Sementara itu, pihak lawan negosiasi mendapat keuntungan lebih kecil.
c. Negosiasi Akomodasi (lose-win)
            Dalam negosiasi akomodasi, negosiator mendapatkan keuntungan sangat kecil bahkan kerugian. Sementara itu, pihak lawan negosiasi mendapat keuntungan sangat besar bahkan memperoleh 100% keuntungan. Kerugian ini dikarenakan kegagalan negosiator dalam bernegosiasi sehingga tidak memperoleh keuntungan
d. Negosiasi Menghindari Konflik (lose-lose)
            Dalam negosiasi ini, kedua pihak menghindari konflik yang muncul. Akibatnya, kedua pihak tidak bersepakat untuk menyelesaikan konnflik.
B. Persiapan Melakukan Negosiasi
            Sebuah negosiasi bukanlah membicarakan siapa yang menang maupun siapa yang kalah. Negosiasi adalah berkompromi terhadap satu atau beberapa kesepakatan yang sama-sama menguntungkan kedua belah pihak.
Berikut langkah – langkah yang harus dipersiapkan sebelum melakukan proses negosiasi :
1. Seorang negosiator harus memahami permasalahan apa yang akan dibahas. Untuk mengetahuinya, seorang negosiator harus mengumpulkan informasi sebanyak mungkin mengenai masalah apa yang akan dibahas serta bagaimana solusinya nanti.
2. Ketika negosiator telah mengetahui masalah yang akan dibahas, kemudian ia dapat merangkai isu-isu tersebut untuk mencari solusi dalam proses tawar menawar. Disini, negosiator dapat meletakkan kepentingannya dalam urutan utama agar proses negosiasi dapat berjalan dengan sukses.

3. Negosiator mampu menentukan posisinya melalui kepentingannya agar dapat membuat strategi dengan kepentingannya tersebut. Negosiator akan lebih mudah memikirkan sebuah strategi apa yang nantinya akan dijalankan jika ia telah mengetahui kepentingannya dalam negosiasi tersebut.
4. Menentukan batas tawar menawar dan memilih solusi alternatif.  Disini, seorang negosiator harus menentukan kesepakatan paling buruk yang masih dapat ditoleransi. Jadi, apabila ada potensi mengalami kerugian dalam pencapaian kesepakatan, tentu dapat diminimalisir.
5. Mengatur target dan menentukan pembukaan tawaran pada lawan negosiator. Dalam hal ini, negosiator akan mencapai kesepakatan negosiasi yang maksimal ketika ia dapat mengatur targetnya sendiri yang harus dicapai.
6. Penilaian terhadap konstituen dan implikasi terhadap lingkungan sosial. Konstituen yakni pihak pengambil keputusan, dimana seorang negositor harus dapat menilai pihak pengambil keputusan agar dapat memprediksi apakah target yang sebelumnya sudah ditetapkan dapat berhasil disepakati.
7. Menganalisis pihak lawan negosiator. Disini, negosiator harus menggali banyak informasi mengenai lawannya yang berkaitan dengan kepentingan, strategi, kelemahan dan kelebihannya. Sehingga negosiator dapat dengan mudah mengalahkan pihak lawannya dengan menggagalkan strategi lawan melalui informasi yang didapatkannya.
8. Menyampaikan isu kepada pihak lawan dengan disertai fakta-fakta yang jelas dan argumen yang kuat yang dapat mendukung keberhasilan proses negosiasi.

Tugas 3 – Struktur Pembuatan Keputusan, Menyatakan dan Menanyakan tentang Pendapat dan Intrupsi


A. Struktur Pembuatan Keputusan
            Pengambilan Keputusan, merupakan suatu tindakan yang menentukan hasil dalam memecahkan masalah dengan memilih suatu jalur tindakan di antara beberapa alternatif yang ada melalui suatu proses mental dan berfikir logis dan juga mempertimbangkan semua pilihan alternatif yang ada yang mempunyai pengaruh negatif atau pun positif.
Berikut adalah beberapa cara dalam pembuatan keputusan.
1. Mendefinisikan masalah.
            Banyak keputusan buruk berawal dari kecerobohan seorang pengambil keputusan dalam menilai masalah atau kesalahan mendefinisikan masalah. Suatu masalah muncul ketika terdapat ketidaksesuaian antara kenyataan dengan kondisi yang diinginkan.
2. Mengidentifikasi kriteria keputusan.
            Hal ini dibutuhkan dalam pemecahan masalah.  Dalam langkah ini, pengambil keputusan sedang menentukan apa yang relevan dalam pengambilan keputusan.
3. Menimbang kriteria.
             Memberi mereka prioritas yang tepat dalam keputusan karena kriteria yang diidentifikasi tidak selalu memiliki bobot yang sama.
4. Menghasilkan alternative
            Langkah ini, tidak ada upaya yang dibuat untuk menilai alternatif melainkan hanya untuk mendaftarnya. Begitu alternatif telah dihasilkan, pengambilan keputusan harus secara kritis menganalisis dan mengevaluasi masing-masing alternatif tersebut.
5. Menilai semua alternatif pada masing-masing kriteria
            Kekuatan dan kelemahan masing-masing alternatif menjadi bahan pertimbangan setelah alternatif-alternatif tersebut dibandingkan dengan kriteria dan ditimbang seperti yang ditetapkan dalam langkah kedua dan ketiga.
6. Menghitung keputusan optimal
            Hal ini dilakukan dengan mengevaluasi masing-masing alternatif terhadap kriteria yang telah dipertimbangkan dan memilih alternatif dengan skor tertinggi.
B. Menyatakan dan Menanyakan Pendapat/interupsi
1. Mengerti dan Memahami
            Artinya, kita harus tahu betul apa pendapat yang akan kita lontarkan dan alasan kuat dari pendapat tersebut.
2. Santun
            Alangkah baiknya dalam menanyakan dan memberi pendapat kita menggunakan kata kata yang enak didengar, halus atau sesuai tata karma
3. Tenang
            Jangan sesekali dalam menyampaikan pendapat menggunakan emosi, karena hal ini dapat merusak situasi yang ada,
4. Menghargai Pendapat Orang Lain
            Hargai setiap pendapat yang di sampaikan setiap orang dalam suatu pertemuan atau organisasi apapun.
5. Menyanggah pendapat orang lain
            Jika tidak menyetujui pendapat orang lain, kita dapat menyanggah pendapat tersebut dengan menggunakan kalimat berikut: pendapat Saudara baik, hanya saja menurut saya …; menurut buku yang ay abaca, hal tersebut seharusnya …; kalau boleh menyanggah, maka ….
6. Menyela pembicaraan orang lain
            Jika ingin menyela pembicaraan yang sedang berlangsung, peserta harus meminta izin moderator terlebih dahulu sebelum bicara. Kalimat yang biasa digunakan biasanya: interupsi, saya izin untuk …; mohon maaf, apakah saya boleh menyela; mohon maaf saya potong pembicaraannya.
7. Menyetujui atau memperkuat pendapat orang lain
            Saat menyetujui pendapat orang lain, kalimat yang dapat digunakan adalah sebagai berikut: saya sependapat dengan …; saya memiliki gagasan yang sama …; menurut saya hal tersebut sudah baik, terutama jika …

Tugas 2 – Cara Memimpin Suatu Pertemuan dengan Client atau Mitra

            Dinamika di lingkungan kerja menuntut kita untuk bisa siap pada kondisi tertentu. Misalnya, untuk memimpin sebuah pertemuan atau rapat, baik dalam kelompok kecil maupun besar. Tentu saja dibutuhkan kesiapan dan kemampuan, terutama pada pengambilan keputusan penting yang menjadi target dari rapat tersebut. Sedangkan yang ada di hadapan kita bukan satu-dua orang saja, dan kesemuanya bisa jadi memiliki aspirasi yang berbeda. Tugas kita tak hanya menjadi seorang pemimpin dalam kelompok tersebut, namun juga harus bisa mengendalikan suasana agar rapat bisa kondusif dan bisa mencapai target.
Ada beberapa cara agar menjadi pemimpin yang baik dalam pertemuan
1. Persiapkan Diri.
            Bila telah diberi delegasi memimpin rapat, pergunakan kesempatan untuk mempersiapkan diri. Poles diri dan bekali diri, bila perlu lakukan riset dari topik diskusi rapat sebelumnya.
2. Buka rapat secara resmi. 
            Ketika waktu yang dijadwalkan sudah tiba dan semua peserta (atau setidaknya semua peserta yang penting) hadir, mintalah perhatian semua orang dalam ruangan. Perkenalkan diri Anda sebagai pemimpin dan apa tujuan rapat tersebut. Tetapkan kerangka waktu dengan menginformasikan waktu berakhirnya rapat yang Anda rencanakan – Anda bisa saja mengadakan rapat yang panjang atau pendek, tetapi menyatakan batasan waktu sebelumnya akan membantu supaya rapat berjalan tepat waktu. Bila beberapa peserta tidak mengenal satu sama lain, sisihkan waktu untuk membacakan nama-nama peserta secara singkat dan perkenalkan para peserta yang penting.
3. Berikan ringkasan yang relevan dari rapat-rapat sebelumnya.
            Pada permulaan rapat yang merupakan bagian dari proyek panjang yang sedang berjalan, Anda perlu memberikan informasi singkat mengenai proyek tersebut dengan memberi ringkasan cepat dari peristiwa atau keputusan rapat sebelumnya. Tidak semua peserta mengetahui topik diskusi sebanyak Anda, jadi langkah ini dapat bermanfaat untuk menjadikan rapat tersebut efektif dan efisien.
4. Persilakan para peserta penting untuk melaporkan keadaan secara umum.
            Selanjutnya, persilakan orang-orang dengan pengetahuan yang relevan untuk menginformasikan perkembangan baru yang terjadi sejak rapat terakhir. Ini bisa apa saja – misalnya, masalah baru yang dihadapi bisnis atau organisasi, perubahan personel, perkembangan proyek, dan perubahan strategi yang semuanya bisa dibahas di sini. Peserta rapat juga ingin mendengar tentang hasil dari tindakan spesifik yang diambil sebagai keputusan rapat sebelumnya.
5. Selesaikan semua urusan yang belum selesai.
            Jika ada masalah yang belum terselesaikan dan keputusan yang belum diambil dari rapat terakhir, upayakan untuk menyelesaikannya sebelum membahas masalah baru. Semakin lama masalah sebelumnya itu ditunda, semakin berkurang para peserta yang ingin bertanggung jawab untuk masalah itu, jadi cobalah menetapkan dan menyelesaikan semua urusan yang belum terselesaikan selama rapat berlangsung. Biasanya, urusan yang belum selesai ditandai secara spesifik sebagai "belum diputuskan" atau "diajukan untuk diskusi selanjutnya " dalam notula rapat sebelumnya.
6. Bahas urusan baru.
            Selanjutnya, munculkan semua masalah, keprihatinan, dan persoalan baru yang perlu didiskusikan. Ini merupakan hal-hal yang secara alami berasal dari perkembangan yang terjadi antara rapat sebelumnya dan saat ini. Cobalah memperoleh keputusan yang konkret dan pasti dari para peserta – semakin banyak hal yang Anda biarkan tanpa keputusan, semakin banyak masalah belum selesai yang akan Anda bawa pada rapat selanjutnya.
7. Bacakan kesimpulan rapat.
            Setelah Anda menyelesaikan semua masalah lama dan yang saat ini, sisihkan waktu membaca kesimpulan rapat untuk semua orang yang hadir. Sebutkan satu per satu semua keputusan yang telah dibuat, dan bila perlu, deskripsikan tindakan spesifik yang diharapkan akan diambil para peserta sebelum rapat selanjutnya.
8. Akhiri dengan memaparkan dasar-dasar untuk rapat selanjutnya.
            Akhirnya, sampaikan apa yang akan dibahas dalam rapat selanjutnya dan, bila Anda sudah mulai merencanakannya, katakan kapan dan di mana rapat tersebut akan diselenggarakan. Ini membantu para peserta memunculkan rasa kesinambungan dari satu proyek atau keputusan penting menuju yang berikutnya dan memberi mereka kerangka waktu untuk melanjutkan atau menyelesaikan tugas yang diberikan pada mereka.


Sources